Politique de confidentialité

Politique

Le Centre de ressources communautaires d’Ottawa ouest est déterminé a préserver la confidentialité des renseignements personnels concernant ses clients, ses bénévoles, ses employés, ses stagiaires, ses donateurs, ses membres et tout autre intervenant. Les renseignements personnels sont donnés en toute confiance et doivent rester confidentiels. Il est important que les renseignements personnels ne circulent pas à l’extérieur du CRC d’Ottawa ouest d’une façon non autorisée ou entre les membres du personnel du CRC d’Ottawa ouest pour des raisons autres que l’obtention de conseils pertinents dans le cours normal des activités.

Le CRC d’Ottawa ouest recueille des renseignements personnels pour offrir des services sociaux et de santé de qualité à la collectivité, ainsi qu’au cours de divers projets et activités. Toute personne qui communique des renseignements personnels peut s’attendre à ce que les renseignements soient protégés soigneusement et utilisés uniquement pour les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis. Il faut obtenir le consentement des personnes concernées pour toute autre utilisation des renseignements personnels.

L’objet de la présente politique est de faire en sorte que les renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués convenablement par le CRC d’Ottawa ouest, tant à l’interne qu’à l’externe. L’objet n’est pas d’empêcher le personnel de discuter des renseignements personnels pour des raisons légitimes.

Définition d’un renseignement personnel

Un renseignement personnel désigne tout renseignement factuel ou subjectif, écrit ou non, concernant une personne identifiable. En voici des exemples : l’âge, le nom, la taille ou le poids d’une personne; un dossier médical; un renseignement relatif à un état physique ou mental (y compris des antécédents de santé de la famille); le nom d’un fournisseur de soins de santé; les plans de services pour la prestation de services communautaires; un numéro d’identification; le revenu, l’origine ethnique, le type sanguin, l’état matrimonial ou les opinions d’une personne; des évaluations; des commentaires; des mesures disciplinaires; des dossiers d’employés ou des dossiers de crédit, des dossiers d’emprunt, des intentions (p. ex., changer d’emploi). Les renseignements personnels ne comprennent pas les titres de postes, les numéros de téléphone ou adresses, tout ce qui peut être inscrit sur une carte d’affaires ou qu’on peut trouver à l’aide d’un répertoire de renseignements accessibles au public comme un annuaire téléphonique.

Procédures

Les procédures du CRC d’Ottawa ouest s’inspirent de dix principes tirés du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques sont fondées sur ce code. Voici ces principes directeurs et leur définition.

1. Responsabilité

   Le CRC d’Ottawa ouest est chargé de protéger tous les renseignements personnels en sa possession et d’en préserver la confidentialité en tout temps. On s’attend à ce que le personnel, les bénévoles et les stagiaires qui ont accès aux dossiers contenant des renseignements personnels respectent la politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité. Cette responsabilité englobe le fait de veiller à ce que les tierces parties à qui des renseignements ont été communiqués prennent des mesures pour assurer les mêmes niveaux de protection des renseignements personnels que le CRC d’Ottawa ouest.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

   Les renseignements personnels seront recueillis pour des objectifs précis. Le CRC d’Ottawa ouest doit expliquer les objectifs précis de la collecte avant de pouvoir recueillir et utiliser les renseignements personnels.

3. Consentement

   Il faut obtenir le consentement valable et informé des personnes pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels, sauf dans les cas mentionnés dans la politique et les procédures du CRC d’Ottawa ouest.

4. Limitation de la collecte

   La quantité et le type de renseignements sont limités à ce qui est nécessaire pour les objectifs mentionnés.

5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

   Le CRC d’Ottawa ouest s’engage à ce qui suit :

   • Utiliser ou divulguer les renseignements personnels uniquement pour les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, à moins d'avoir obtenu le consentement informé de la personne visée ou si la loi l'exige.
   • Conserver les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour l'atteinte des objectifs.
   • Conserver les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision concernant une personne pendant un délai raisonnable. Cette pratique devrait permettre à la personne d'obtenir des renseignements sur la décision et de demander la correction de la situation, si la personne le souhaite.
   • Décrire tous les nouveaux objectifs d'utilisation des renseignements personnels et obtenir les consentements nécessaires.
6. Exactitude

   Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.

7. Mesure de sécurité

   Le CRC d’Ottawa ouest doit protéger les renseignements personnels contre le vol et la perte, contre un accès non autorisé, et contre leur divulgation, leur copie ou leur utilisation sans autorisation.

8. Transparence

   Le CRC d’Ottawa ouest doit avoir des renseignements précis, rapidement et facilement utilisables sur la gestion des renseignements personnels. De plus, il doit être aisé pour les personnes intéressées de communiquer avec la personne responsable de la politique et des procédures sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité au CRC d’Ottawa ouest.

9. Accès aux renseignements personnels

   Sur demande, les personnes doivent être informées de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de tous les renseignements personnels les concernant et elles doivent avoir accès à ces renseignements.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principe

    Toute personne (client, employé, etc.) peut contester la conformité aux principes ci avant auprès du responsable de la protection de la vie privée ou auprès du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Coordonnées de la personne-ressource

Veuillez adresser toutes les questions, les préoccupations ou les plaintes relatives à la politique et aux procédures de protection des renseignements personnels et de confidentialité du CRC d’Ottawa ouest au responsable de la protection de la vie privée.

Adresse postale :	Centre de ressources communautaires d’Ottawa ouest 2, cour MacNeil, K2L 4H7
Téléphone :	(613) 591-3686
Télécopieur :	(613) 591-2501
Courriel :	info@communityresourcecentre.ca